Beschreibung
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| Download und XP Installation: WaWiDok2Setup.exe aus dem Internet herunter laden und installieren. Verwendetes Betriebsystem ist Microsoft XP. |
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Eine Person anlegen: Eine Person kann ein Kunde, ein Mitarbeiter oder Lieferant sein. Hier ein Beispiel der Personentabelle.
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Eine Leistung anlegen: Eine Leistung kann eine Ware oder eine Dienstleistung sein.
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Rechnung mit Enter: Eine Dokumentenerstellung kann auf verschiedene Weise durchgeführt werden. Der schnellste Weg geht ausschließlich über die Tastatur. Alle Dialoge sind in Ihrer Funktion gleich. "Esc" schließt das Fenster. Strg+B = bearbeiten, Strg+N = Neuanlage, Strg+F = finden suchen. Zwischen den Feldern bewegt man sich mit TAB oder Shift+TAB, oder direkt mit Hilfe von Hotkey´s. Unterstrichene Wörter können mit Alt+(Buchstabe) direkt angesprochen werden.
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Rechnung mit Maus: Für Mauser ist auch was dabei. Jedoch bleiben die üblichen Korrekturen über die Tastatur, also die Eingabe der Mengen und gegebenenfalls das Anpassen der Preise, nicht erspart.
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| Rechnung ohne MwSt.: Rechnungen gemäß § 13 b UStG sowie Fremdfirmenrechnungen oder Auslandsrechnungen benötigen keine MwSt. MwSt. mit 0% können auch in der Leistungstabelle hinterlegt werden. Somit werden bei der Dokumentenerstellung alle Leistungen mit 0% MwSt. übernommen. Dieser Schritt bleibt dann erspart. |
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Rechnung mit Skonto und Zahlungsziel: Auch Skonto und Zahlungsziel kann individuell hinterlegt werden.
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Rechnung mit dem PDFCreator: Ein weiteres Beispiel wie ein virtueller Drucker zur PDF-Dokumentenerstellung eingerichtet und anschließend per eMail verschickt werden kann.
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| Rechnung in einem Zug: Ohne das Dokumentenfenster verlassen zu müssen, können alle notwendigen Stammdaten wie Person und Leistung auch bei der Dokumentenerstellung erfasst werden. |
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Ein Angebot erstellen: Ein Angebot ist ein Dokumententyp. Dokumententypen wie Lieferscheine, Rechnungen, Akonto usw. werden auch so angelegt.
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Mehrere Positionen in ein Dokument übernehmen: Ein Dokument besteht aus einem Dokumentenkopf und mehreren Positionen. Diese können auf verschiedene Arten dem Dokument hinzugefügt werden.
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Platzhalter, sogenannte Wildcards verwenden: Bei der Suche oder beim Filtern können Platzhalter z.B. ein Stern "*" verwendet werden. In der Regel sollte es ohne gehen.
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Sonderkondition Mengenrabatt mit Preisangabe: Eine Leistung kann mehrere Sonderkonditionen besitzen. In diesem Beispiel wird der Preis abhängig von der Menge ermittelt. Hier wird der Preis direkt aus den Sonderkonditionen übernommen. Stimmt die Menge nicht mit der Mindestabnahme in den Sonderkondition überein, wird der Basispreis aus der Leistung verwendet.
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Sonderkondition Mengenrabatt mit Angabe einer Formel: Eine Leistung kann mehrere Sonderkonditionen besitzen. In diesem Beispiel wird der Preis abhängig von der Menge gemacht. Jedoch wird der Preis nicht direkt aus den Sonderkonditionen verwendet, sondern mit Hilfe einer Formel zunächst einen Rabatt aus dem Preis (in der Sonderkondition) berechnet. Auch hier muss die Menge mit der Mindestabnahme in der Sonderkondition übereinstimmen, sonst wird der Basispreis aus der Leistungen genommen.
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Sonderkondition guter Kunde schlechter Kundel: Mit Hilfe des Suchworts in der Sonderkondition (SDK) sind unzählige Varianten möglich. Ein Beispiel ist die Verwendung von gut (G) und schlecht (S). Hier können auch Zahlen eingesetzt werden. 1 = Guter Kunde, 2 = mittlerer Kunde, 3 = schlechter Kunde. Diese Informationen können bei den Kunden hinterlegt werden. Wenn also Sonderkonditionen mit diesen Begriffen eingerichtet werden, können die korrekten Preise bei der Dokumentenerstellung über SuchwortSDK mit "1", "2" oder "3" bzw. wie im Video mit "G" oder "S" gefunden werden.
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Ein Dokument auf verschiedene Arten finden: Dokumente und deren Dokumententypen können über die Person, den Typ oder über "alle Dokumente" gefunden werden.
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Ein Angebot in einen Lieferschein kopieren und anschl. anpasen: Ein Dokument kann als Quelle dienen. Das Zieldokument muss nicht aus dem selben Typ bestehen.
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Einen Lieferschein in eine Rechnung kopieren: Der Lieferschein dient als Quelldokument. Möchte man mehrere Lieferscheine in eine Rechnung kopieren steht ein anderer Weg zur Verfügung. Siehe Dokument hinzufügen.
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Offene Posten anzeigen: Jede abgespeicherte Rechnung wird in die OP-Liste gebucht. Beim verwenden der offenen Posten ist ein pflegen der Zahlungseingänge notwendig aber nicht zwingend erforderlich.
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Das Kundenkonto: Über die Personentabelle können schnell die bisher geleisteten Zahlungen angezeigt werden.
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Fälligkeitsdatum zu Mahnzwecken setzen: Jedes Dokument kann bis zu 4 Fälligkeitsdaten besitzen. Bei einer Rechnung dient das Fälligkeitsdatum zum Mahnen. Bei der Neuanlage einer Rechnung wird das Fälligkeitsdatum autom. gemäß Einstellung gesetzt. Beim kopieren von Dokumenten nicht.
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Mahnungen autom. erstellen lassen: Wird das Fälligkeitsdatum überschritten befinden sich im Dialog "Mahnlauf erstellen" mahnwürdige Rechnungen.
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Eine Mahnung nachträglich aus Kullanz ändern: Nach dem Motto guter Kunde schlechter Kunde, bzw. befreundeter Kunde, können nach der Mahnerstellung einzelne Mahnungen abgeändert werden.
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Mehrere Zahlungseingänge buchen: Nur wer die Zahlungseingänge pflegt, kann Mahnungen erstellen oder sinngemäß die OP-Liste nutzen. In diesem Videoclip wird eine Rechnung als Vollzahlung und die andere Rechnung als Teilzahlung verbucht.
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Alle Buchungen und den gesamten Umsatz einer Person: Im Hintergrund bucht WaWiDok in eine Buchungstabelle. Diese dient ausschließlich der Kontrolle und zum drucken. Sie sollte nicht manuell verändert werden.
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Die Gesamtbeträge aller geschriebenen Rechnungen anzeigen: Dazu ist keine Pflege der offenen Posten und Zahlungseingänge notwendig. Hier werden lediglich alle Rechnungen über einen Zeitraum gefiltert und aus den Beträgen der Rechnungen eine Summe gebildet. Das geht auch mit anderen Dokumententypen wie z.B. Angebote oder Lieferscheine.
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Druckvorlagen mit Hilfe des Designers anpassen: Jedes Fenster kann mehrere individuelle Druckvorlagen besitzen. Druckvorlagen können aus dem Typ: Karten, Etiketten oder Listen bestehen. Die Druckvorlagen für Angebote, Rechnungen etc. wurden aus den Typ Listen erstellt.
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Eine neue Druckvorlage verwenden: Druckvorlagen dürfen kopiert und anschließend auf die eigenen Bedürfnisse angepasst werden. Somit können eigene Briefköpfe erstellt und die zu druckenden Inhalte bestimmt werden.
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Eine Druckvorlage mit einem PDF-Drucker verknüpfen: Jede Druckvorlage kann mit einem beliebigen Drucker verknüpft werden. Z.B. kann eine Vorlage dreimal kopiert werden. Die Erste dient zur Ausgabe auf Drucker "Büro 1". Die Zweite auf Drucker "Büro 2" und die Dritte auf Drucker "PDF (eMail)".
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Alles was es über Notizen gibt: Personen oder Leistungsbezogene Notizen. Gesprächsnotizen und verschlüsseln von Informationen in Notizen. Eine Person kann z.B. mehrere Notizen habe. Jede Notiz findet sich u.a. in der Notizenübersicht wieder.
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Wiedervorlagen: Das sind Meldungen die in WaWiDok definiert, unter aderem nach Tag und Zeit, werden. In die Wiedervorlagen können beispielsweise Dokumente, Notizen und Personen aufgenommen werden.
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Meldungen der Wiedervorlagen: Meldungen können ohne das ein Prozess von WaWiDok im Hintergrund läuft, mit Hilfe des Statusmonitors angezeigt werden.
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Persönliche Ordner: Alle Arten von Dateien könenn in den persönlichen Ordner abgelegt werden. Beispielsweise fremde Angebote oder Rechnungen in PDF- Format. Bilder, Musik oder Faxe...
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Suchen und Filtern: Der Suchen und Filterndialog steht in nahezu jedem Fenster zur Verfügung.
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Spalten hinzufügen, entfernen und einfrieren: Jede Tabelle kann auf seine Bedürfnisse angepasst werden.
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Benutzerfenster, WaWiDok läßt sich anpassen: Möchten Sie Fenster um weitere Felder (Eingaben) erweitern, liegen Sie hier richtig.
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eMail und Internetbrowser: Sobald eine eMailadresse oder Internetadresse in der Personentabelle hinterlegt ist, kann mit einem Klick das Standardemailprogramm oder der Standardinternetbrowser geöffnet werden.
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Kopf und Schlusstext: Jedes Dokument kann einen eigenen Kopf oder Schlusstext zugeordnet werden. WaWiDok merkt sich sogar die Texte der Person und bietet immer den letzten Schlusstext, bei der Dokumentenerstellung an.
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Anschprechpartner: Eine Person kann mehrere Anschprechpartner besitzen.
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Weitere Anschriften: Eine Person kann mehrere Anschriften besitzen. Z.B. Rechnungsanschrift, Lieferanschrift, Anschrift im Urlaub etc.
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Weitere Kontakte: Eine Person kann mehrere Kontaktarten besitzen. Z.B. eMail, Internet, Telefon privat oder eMail, Internet, Telefon im Büro etc.
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Datanorm Import: Waren lassen sich mittels Datanormschnittstelle importieren.
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Suchen und Ersetzen: Mit Hilfe von Filtern, können Tabelleninhalte ausgetauscht werden.
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Datensatz löschen: Beim entfernen eines Datensatzes werden alle Informationen die mit diesem Datensatz in Verbindung stehen, gelöscht. VORSICHT! Wenn z.B. eine Person entfernt wird, werden auch autom. alle Rechnungen, Lieferscheine, Briefe etc. von Ihm, unwiderruflich gelöscht.
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Mit klicktel eine Person anlegen: Über die Zwischenablage, mit Hilfe von KlickTel, kann mit einem Klick eine neue Person angelegt werden.
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Rechtschreibprüfer: Mit Microsoft Word, steht auch in WaWiDok ein kleiner Rechtschreibprüfer zur Verfügung.
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Worddokumente erzeugen: Mit Microsoft Word, können auch von WaWiDok aus Worddokumente erzeugt werden.
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Person nach Outlook übertragen: Ist sehr hilfreich, beim verwenden eines Handy´s oder PDA´s. Microsoft ActiveSync sorgt dafür das alle Adressen in Outlook mit dem Handy synchron bleiben. Mit einem Klick kann in WaWiDok die Personentabelle nach Outlook übertragen werden.
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Personen von Outlook empfangen: Mit nur einem Klick können Outlook-Kontakte nach WaWiDok empfangen (inkl. Neuanlagen) werden.
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Outlook Senden und Empfangen: Senden und empfangen in einem.
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SQL Anweisungen: Um auch an allen denkbaren Informationen zu gelangen, stehen SQL-Skripte zur Verfügung. SQL-Kenntnisse vorausgesetzt!
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Ein schneller Brief: Ob geschäftliche oder private Briefe, mit Hilfe der unterschiedlichen Druckvorlagen, einmal eingerichtet, gestallten sich Briefe schnell und übersichtlich.
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Eine weitere Druckvorlage für den Brief: Je nach Empfänger kann eine andere Druckvorlage verwendet werden. Für die Behörde eine professionelle und für private Zwecke eine lockere Vorlage.
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Einen Brief finden: Auch wenn mehr als 1000 Briefe geschrieben wurden, kann mit Hilfe eines Stichwortes, der darf an beliebiger Stelle im Brieftext stehen, gesucht werden.
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Platzhalter in einem Brief verwenden: Platzhalter werden beim abspeichern durch Werte getauscht. Beispielsweise @Heute mit dem aktuellen Datum.
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Textbausteine anlegen und verwenden: Wiederkehrende Textpassagen können mit Hilfe von Textbausteinen in Fledern eingefügt werden. Spart Tipparbeit.
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| Das Kassenbuch: Dieses Kassenbuch wurde so entworfen, dass Belege auch nachträglich geändert, gelöscht oder verschoben werden können. Kenntnisse über Kontorahmen sind nicht nötig. Welcher Typ Anwender sind Sie? Erfassen Sie täglich Ihre Belege oder sammeln Sie diese über Tage in einen Karton und geben sie anschließend ein. |
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Akonto und Abschlagszahlungen: Sobald eine oder mehrere AKontorechnungen eines Kunden im Zahlungseingang als bezahlt verbucht wurde, werden diese bei der Rechnungserstellung berücksichtigt und können dort verrechnet werden.
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Massendruck: Mit Hilfe des Filters können mehrere Dokumente gleichzeitig gedruckt werden. Wurden Beispielsweise 20 Mahnungen an einem Tag erstellt, können diese über den Massendruck abgearbeitet werden. Der Massendruck steht auch den anderen Dokumententypen zur Verfügung.
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Ein Angebot verfassen und per eMail versenden: Mit Hilfe eines virtuellen PDF-Druckers, können Dokumente auch direkt per eMail versendet werden. In diesem Clip wird eine Kopie einer bestehenden Druckvorlage gemacht und ein virtueller PDF-Drucker hinterlegt.
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Eine Druckvorlage für die Leistungen mittels Assistent erstellen: Druckvorlagen dienen der Gestalltung von Listen, Etiketten, Rechnungen, Angebote etc. Hier ein Beispiel wie eine einfache Liste erstellt werden kann.
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Person als Kunde deklarieren und Etiketten von Ihm erzeugen: Hierbei handelt es sich um eine Druckvorlage für Etiketten. Das Programm kennt bereits hunderte von handelsüblichen Etikettentypen. Es könnnen auch eigene Typen mit eigenen Maßen eingerichtet werden.
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Benutzertabellen: Auch das erstellen eigener Tabelle ist möglich. In diesem Beispiel wird ein kleines Fahrtenbuch erzeugt. Als Quelle dient eine Vorlage aus dem Internet.
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Fahrtenbuch verbessern: Die Möglichkeiten Benutzertabellen zu erstellen wurden bereits in einem anderen Video erläutert. Nun noch ein paar Verschönerungen.
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Rechnung mit Zwischensumme: Mit Hilfe der Platzhalter können auch bei der Dokumentenerstellung Zwischensummen berechnet werden. Dabei wird beim einfügen der Position "Zwischensumme" alle Preise von oben genommen und in die aktuelle Position "Zwischensumme" eingefügt. Somit sind auch mehrere Zwischensummen möglich.
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Zwischensumme Text ändern: Dabei handelt es sich ja lediglich um eine Leistung in der Leistungstabelle mit dem Unterschied das diese Leistungsposition einen Platzhalter besitzt. Der Vorgabetext der Zwischensumme kann natürlich geändert werden.
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Rabatte mit Hilfe der Sonderkonditionen erstellen: Hier helfen wieder die Platzhalter. Im System wurde bereits eine Position Rabatt 15% eingerichtet. Diese besteht aus einer Leistungsposition und einer Sonderkondition in der Leistungstabelle. Im Formelfeld der Sonderkondition kann der Rabatt entsprechend geändert werden. Es sind beliebig viele Rabattvarianten möglich. Dazu muss lediglich eine neue Leistung mit einer Sonderkondition angelegt werden, oder mehrere Sonderkonditionen mit einem hinterlegten Suchbegriff der anschl. im Feld SDK bei der Dokumentenerstellung angegeben werden muss.
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Backup erstellen: Sicherungen sind denkbar einfach. Generell befinden sich alle Daten wie Personen, Leistungen, Dokumente, in einer mdb-Datei, siehe Fenstertitel. Um aber das gesamte Programm mit Druckvorlagen, Filtern und das eigentliche Programm zu sichern, gibt es die Komplettsicherung im Backupbereich. Damit kann WaWiDok jederzeit wiederhergestellt werden. Vorausgesetzt auf dem System befindet sich DAO (wird von WaWiDok2Setup.exe installiert) und bei Vista das DHTML-Patch.
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Backup wiederherstellen: Beim Backup handelt es sich um eine gepackte Datei. Hier wird diese Datei manuel entpackt und wieder zurückgeschrieben.
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